Il ruolo principale di Colby Octopus è rendere disponibili dei contenuti informativi su vari canali di fruizione: la stessa informazione viene opportunamente riadattata dal sistema per essere resa compatibile con il canale di output scelto, rendendo possibile la distribuzione contemporanea dello stesso contenuto su media diversi. Un canale di pubblicazione può essere rivolto ad un utilizzatore umano, come nel caso del Teletext, o ad un altro sistema di gestione delle informazioni, nel caso ad esempio di un output dei contenuti secondo una specifica basata su XML. Questo permette di sfruttare al meglio gli investimenti tecnologici sostenuti per l’inserimento dei contenuti nel sistema, rendendo possibile l’erogazione di più servizi paralleli utilizzando le medesime informazioni.

Gli elementi dell’architettura Colby Octopus sono:

• Un database, in cui è possibile archiviare le informazioni strutturandole attraverso un modello gerarchico configurabile dagli utenti stessi del sistema, basato su classi ed oggetti.
• Alcuni applicativi client su piattaforma Windows ®, necessari per l’utilizzo di Colby Octopus da parte degli amministratori e degli utenti del sistema.
• Un insieme di moduli di information processing, che provvedono all’adattamento delle informazioni archiviate nel database in funzione dei media di pubblicazione scelti.
• Un insieme di moduli di content feed, che consentono di alimentare automaticamente il database con contenuti provenienti da sorgenti eterogenee.

La struttura modulare di Colby Octopus permette di suddividere i moduli stessi su differenti host, consentendo in tal modo di espandere opportunamente il sistema in funzione delle proprie esigenze di information processing: numero di canali di input ed output, numero di postazioni di lavoro collegate, eventuali moduli aggiuntivi ad hoc per il trattamento dell’informazione.

Colby Octopus consente agli utenti di strutturare le informazioni in base alla loro natura e all’uso che se ne prevede, invece di obbligare ad un adattamento forzato delle informazioni in ingresso per essere compatibili con una struttura rigida imposta dal sistema; l'utilizzatore può quindi progettare la struttura dati che meglio si adatta al tipo di servizio che intende fornire. Durante la fase di inserimento dei contenuti non è necessario considerare i vincoli imposti dalle caratteristiche dei media di diffusione: le informazioni verranno successivamente adattate ai vari media attraverso l’uso di opportuni template, o regole di composizione dei contenuti, gestiti dai moduli di information processing.

I dati inseriti nel sistema vengono catalogati per folder, utilizzando il classico modello di file system gerarchico che consente di realizzare il palinsesto nella maniera più adeguata alle esigenze dei gestori del servizio.

La modalità con cui opera il database di Colby Octopus non comporta solamente un vantaggio nell’organizzazione dei dati relativi alle informazioni da diffondere: un analogo modello è applicato anche ai cosiddetti "oggetti di sistema", cioè quelle informazioni che consentono di configurare il funzionamento globale di Colby Octopus. Il trattamento e la diffusione dei dati, la gestione degli accessi, e altri aspetti del sistema sono infatti regolati da impostazioni registrate in particolari oggetti presenti nel database, che possono essere facilmente gestiti tramite il software di amministrazione in dotazione.

La modalità di creazione e gestione delle classi permette una gestione personalizzabile dei tipi di dati da trattare: in pratica Colby Octopus consente di catalogare i propri dati utilizzando la classica metodologia di design "object oriented", di cui sono noti i vantaggi, rendendo questa tecnologia facilmente accessibile agli utenti tramite un software di gestione user friendly.